ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の利用を減らし電子データで管理、活用することです。コスト削減や業務効率の向上から注目が集まっています。

ペーパーレス化は国が主導で行っているもので、近年ではペーパーレス化を目的とした法改正もされています。

また、2022年から電子取引は、電子データでの保管が義務付けられるので、今後さらにペーパーレス化が進んでいくと考えられます。

ペーパーレス化による働き方改革

ペーパーレス化は、働く場所や時間を選ばない新しいワークスタイルを実現することができます。

政府主導で進められている働き方改革は、働く人びとの個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現すると定義されています。

ペーパーレス化に取り組むことで、書類の管理のためだけに出社するといった必要がなくなり、柔軟な働き方を目指すことができます。

メリット

コスト削減ができる

ペーパーレス化は、社内コストの削減ができます。企業ではビジネス文書を印刷や請求書発行などで、日々多くの紙が消費されています。

紙を多く使う場合、紙代や郵送時のコストのほか、印刷にかかる人的コストなどさまざまなコストが発生します。

紙の利用を減らし社内業務を電子化していくことで、無駄なコストを抑えて業務改善をすることができるでしょう。

業務効率化ができる

ペーパーレス化は、業務効率化に貢献します。電子化したデータは、デバイスからいつでも確認ができる上、情報共有も簡単です。

たとえばデータで管理することで、他のシステムとの連携が可能になるので、数値を使った分析やマーケティングもスムーズにできます。

紙を利用した業務をデジタル化することによって、無駄な業務を効率化することができるでしょう。

管理スペースがいらない

ペーパーレス化された文書は管理スペースが不要です。クラウド上で管理することができるためオフィスのスペース削減に効果的です。

紙を使った管理は、書類の種類ごとに広いスペースを使った管理が一般的でした。その分を削減できるようになるでしょう。

また、電子化された書類はキーワードで検索ができます。探したい書類にすぐにアクセスできるため、管理が簡単になるでしょう。

セキュリティ強化ができる

ペーパーレス化は、社内の情報セキュリティを強化できます。電子化された情報はクラウド上で管理され、盗難を防止できます。

紙での管理における物理的な盗難や紛失のリスクを減らせます。パスワード設定で情報漏洩も防げるでしょう。。

万が一紛失した際も、バックアップを取っていればすぐに復元できるため管理リスクを最小限に抑えることができるでしょう。

企業イメージ向上につながる

ペーパーレス化は企業のイメージ向上にリンクします。近年地球温暖化の問題を受け、紙資源の削減に関心が集まっています。

業務フローの電子化を促進することで、環境保全に積極的に取り組む姿勢をアピールすることができます。

紙の消費を抑え、SDGｓ（持続可能な開発目標）をしている企業として認識されれば、イメージ向上につながるでしょう。

デメリット

導入費用がかかる

ペーパーレス化を導入する際は、システム費や通信環境の整備、デバイス用意などの費用がかかります。

システムの導入にあたっては、導入費用に加え利用できるようにする研修などの人的コストも発生します。

しかし、長期的に見ると、紙コストの削減や業務効率化による人件費削減など、費用以上のメリットが期待できるでしょう。

システム障害の影響を受ける

ペーパーレス化された情報はオンライン上で管理されるため、停電やネット障害の影響を受けます。

必要なデータが閲覧できないと、業務に支障が出ます。また故障の度合いによっては、データが消えるといったケースも考えられます。

リスクを抑えるためにも、定期的にバックアップを取ったり、システムの状態を最新に保つなど対策をしていきましょう。

全体の視認性が落ちる

電子化された資料は、PCなどのデバイスで表示させるため、大人数で同じ画面を見るときは視認性が落ちます。

複数の資料がある場合は全体の流れが分かりづらく、全体像をとらえることが難しいと感じるかもしれません。

閲覧するデバイス上で拡大する機能を使ったり、あらかじめ必要な資料を個別に送信しておくことで対策が可能です。

ITリテラシーが必要

ペーパーレス化では、IT機器への知識が必要です。ペーパーレス化を実施すると業務の多くをデバイス上で行うようになるためです。

電子機器への操作が不慣れなど、社員の間でITリテラシーに差があると、導入後にスムーズな活用ができないケースがあります。

直感的に扱えるシステムを導入したり、研修やを行うなど誰にでも使える仕組みづくりをしていきましょう。

既存書類と2軸で管理が必要

ペーパーレス化は状況に応じて、紙とデータでの2軸管理が必要です。紙での管理が必要な文書もあるためです。

紙で管理すべき書類は残しつつ、ペーパレス化することで運用が効率化する書類を見極めていきましょう。

また、公的文書や現物性が高い書類には、電子化できないものもありますので、注意が必要です。

ペーパーレス化する際の注意点

段階的に進める

ペーパーレス化を進める際は、一度にすべて電子化するのではなく、段階的に電子化していくことがポイントです。

紙を使った業務は多岐に及ぶので、一斉に変えてしまうと社員の負担になり、業務が滞ってしまう原因になりかねません。

まずは、部署やプロジェクトなどの小さい単位で始めたり、身近な業務からペーパーレス化を進めていくと良いでしょう。

取引先に周知する

ペーパレス化を進める際は、事前に取引先に周知しましょう。紙で郵送していた請求書などを急に電子化すると混乱を招く恐れがあります。

事前の周知なしに電子化を進めていくと、良好な関係にある取引先でも、信頼を失ってしまう可能性があります。

会社としてペーパーレス化を進めていく旨と、問題点があった際の問い合わせ先を明示して周知すると、受け入れられやすいでしょう。

ペーパーレス化できない書類もある

企業で用いられる書類には、ペーパーレス化できないものもあります。国に提出する公的文書などが該当するためです。

営業許可書など現物性が高い書類や、緊急時すぐに閲覧が必要な資料などは、ペーパーレス化しない方がいい場合もあります。

システム障害などで閲覧できないケースを想定し、あらかじめ紙で保管する書類を決めておきましょう。

ペーパレス化できる書類例

請求書

請求書は、取引の際に発生する金額を明記したものですが、紙で郵送する以外にもPDF化して共有するなどペーパーレス化が可能です。

電子化された請求書は、紙媒体を使った従来の請求書と比べ、作成、封入の手間や郵送費コストが削減できます。

取引先ごとの管理も簡単になりますので、ペーパーレス化によって多くの課題を解決できる書類の１つと言えるでしょう。

領収書

領収書は、ペーパーレス化によってチェックや整理に手間を省いたり、手作業によるミスを減らすことができます。

また、電子化された領収書は経理面でも効率的です。データ管理することで、会計システムとの連携しやすくなり手間を削減できます。

近年では、領収書を撮影するだけで電子化できるシステムもありますので、ペーパレス化を進めやすい書類と言えます。

ビジネス文書

• 納品書、発注伝票等
• プロジェクト管理表
• 通知書、案内書
• 出張報告書、業務報告書、クレーム処理報告書
• 休暇届、休日出勤届、代休届

 

会議資料

ペーパーレス化は、Web会議や、ミーティングにおける資料でも有効重要です。

Zoomなどを用いたオンラインの会議は、距離が離れていても実施できるため、共有資料を電子データで送信するのが一般的です。

会議資料をペーパーレス化することで、従来の紙を使った会議で発生していた印刷、配布の手間やコストが削減できでしょう。

チラシやカタログ

ペーパーレス化は、チラシやカタログの書類に活用できます。営業や会社案内の際、持ち運ぶこと無くデバイスを使った説明が可能です。

また、紙を使った資料は修正が難しく、内容に変更があった際は印刷しなおすことが一般的でした。

電子データ化すると、内容のアップグレードや変更が容易になり手間やコストを大幅に削減することができるでしょう。

ペーパーレス化する方法

書類を電子データ化する

ペーパーレス化をするためには、紙媒体で管理されている情報を電子データにする必要があります。

電子化をする際は、スキャンでデータにするのが効率的です。書類スキャンを代行しているサービスもありますので、活用しましょう。

膨大な書類の情報を手入力していくことは、非常に時間がかかるのでスキャンによるデータ化をしていきましょう。

適切なツールを使う

ペーパーレス化に役立つツールは、適切に選ぶことが重要です。用途ごとに適したツールが異なり、多くの種類があるためです。

たとえば経理作業に役立つクラウド会計ツールや、Web会議ができるツールなど目的から、適切なサービスを選ぶようにしましょう。

また、使いやすいシステムを選ぶことも重要です。導入後に社員が使いこなせるものを選ぶと良いでしょう。

法律に則した管理をする

ペーパーレス化をする際は、2021年に改正された電子帳簿保存法の内容をチェックしておきましょう。

ペーパーレス化推進を目的に、保管やデータの真実性を保つ条件が緩和され、簡単に管理することが可能になっています。

また、2022年以降電子取引の内容は、電子データでの保存が義務化します。ビジネス文書の管理を見直す必要があるケースもあるでしょう。

ペーパーレス化の進め方

目的を定める

ペーパーレス化を進める際は、目的を設定しましょう。導入の目的を持つことでより高い効果が期待できるからです。

目的を正しく定めないと、ペーパーレス化すること自体で満足してしまい、デメリットが際立ってしまう可能性もあります。

社内の問題を具体的に把握し、課題に合わせた目的設定をすることで、ペーパーレス化のメリットを高めていきましょう。

ルールを定める

ペーパーレス化を進める際は、あらかじめ社内で、電子データを取り扱うルールを決めておくようにしましょう。

紙媒体で行っていた従来の業務フローから変化するため、電子ファイルの格納先や管理方法など新たなルールが必要です。

また、社員の誰もが使いこなせるように、マニュアルを作るなどの仕組み作りをしていくことも重要になるでしょう。

社内で周知する

ペーパーレス化を進める際は、社内で周知し、社員一人一人が必要性を理解する必要があります。

ペーパーレス化の意識が低いままだと、システムを導入したとしてもと高い効果を望めないでしょう。

企業だけでなく、働く社員にとってもメリットがあると浸透することで、スムーズにペーパーレス化に取り組むことができるでしょう。

ペーパーレス化で解決できる会計業務の悩み

ペーパーレス化は、社内の会計業務課題を解決することができるため、経理負担を軽減させることができるでしょう。

企業の会計業務は、見積書、請求書、領収書などで多くの紙を消費します。管理方法は、煩雑で手作業によるミスも発生していました。

会計業務をペーパーレス化することで、紙による作業を減らし、課題解決をしていきましょう。

ペーパーレス化ツールの選び方

目的に合わせて選ぶ

ペーパーレス化は、目的に合わせたツール選びが必要です。導入後ミスマッチが起きないように、業務をイメージした選び方をしましょう。

ペーパーレス化を進めるツールは、多くの種類があり、必要とする機能や利用規模によって費用が異なります。

目的に合わせた機能を網羅したシステムから、比較的低コストなシステムを選ぶとよいでしょう。

経理機能があるシステムを選ぶ

ペーパーレス化ツールを選ぶ際は、経理機能が附随したシステムが便利です。クラウド会計などが該当するでしょう。

請求書や領収書などを電子化すると、そのまま経理作業と連動し記帳作業の多くを自動化することができます。

経理機能が充実しているツールを使うことで、面倒な記帳作業もまとめて効率化できるため、利便性が高まります。

クラウド上で操作できるツールを選ぶ

ペーパーレス化ツールを選ぶ際は、クラウド上で操作できるものを選びましょう。ネットにつなぐだけでどこでも作業ができるからです。

オンライン上で作業できれば、会社にいなくても必要な書類をすぐに確認できたり、急なクライアントの要望にも柔軟に対応できます。

また、ネット環境があれば作業場所を選ばないため、テレワークの促進にもつながり、利便性が高まるでしょう。

ペーパーレス化の事例

カフェとか簡単なご飯屋さんでのお会計で、ここ数年増えたもの。

レシートを選ぶシステム。

・メール
・テキストメッセージ
・紙
・不要

こうすると紙の削減になっていいよね。 pic.twitter.com/KbQL8JB8Wk

— だーら(Dahla)@ハロー！サステナ (@Mokochildlit) December 20, 2021

ペーパーレス化にすると、印刷をしないから立って紙を取りに行くこともないし、個人台帳を出すこともない。当然であるがパンチも使わずホッチキスも使わない。メールやダイレクトFAX、音声認識、コピペツール、Googleアプリ活用などなど。
午前中は電話が少なく捗りました。

— けんた@介護ICT (@kaigolct) December 13, 2021

🤵🏻‍♂️
テレワークでペーパーレス化がさらに進んでいます。
オフィスにある紙の資料は自宅から閲覧することができないためです。
🤵🏻‍♀️
デジタル化することによって、一箇所にしかない資料を、支店や全てのスタッフの自宅から、必要な時に必要な資料を閲覧することができるようになったのです。

— 🤡おもしろい話🤡（MVE-ad） (@kisoutengai10) December 20, 2021

資料は紙で欲しいと言われ200部くらい。日本のペーパーレス化はまだ終わらない。ファイリングが残ってて俺も終わらないw休日返して pic.twitter.com/WsafQOX2uK

— BUZZ (@icncoltd) November 24, 2021

また印鑑証明を取りに法務局まで来てしまった…
いつもまとめて取って失効してるけど、さすがに今回は多めに発行しといた。
この慣習、ほんと無駄。
これこそペーパーレス化するべき。

— ドラヨス@ワンソクTube 21万人 クルマ買う系YouTuber (@phoshiaki) November 22, 2021

ペーパーレス化の事例を見てみると、紙を使った業務に課題を感じているケースは多く見られました。

紙を使った業務を減らすことで、コスト削減だけでなく業務を効率化することもできるため、企業や飲食店などにも広まってきています。

ペーパーレス化におすすめなツール３選
 

freee

   画像引用 ｜ 公 式サイト

クラウド会計freeeは、ワークフローを電子化し、ペーパーレス化が簡単にできる会計サービスです。

領収書の撮影することで、自動的に電子データ化できる機能で、面倒な作業なくペーパーレス化を進めることができます。

データ化した請求書や領収書は、設定により自動で記帳作業まで完了するため、会計業務の改善にも役立つでしょう。

弥生会計

画像 引用 ｜公式サイト 

弥生会計のサービスは、クラウド型とデスクトップ型があり、ニーズに合わせたペーパーレス化ができるのが特徴です。

従来の会計方法を踏襲しているため、ペーパーレス化以前の経理を行っていた方でもすぐに使いこなせるでしょう。

弥生会計でペーパーレス化を進める際は、スキャナ保存機能を使って書類を電子化していきましょう。

マネーフォワード

画像引用｜公式サイト

マネーフォワードは、ペーパーレス化をまとめて実行することができる会計ソフトであるため、業務効率化が期待できます。

給与計算、請求書作成、経費精算、勤怠管理、などが基本プランにセットになっていることが特徴です。

ペーパーレス化で、社内の業務フローを一新したいといった企業におすすめの会計ソフトといえます。

まとめ
 

ペーパーレス化について解説しました。紙での管理をデータ化することでコスト削減や、業務効率向上が期待できます。

クラウド会計freeeであれば、スキャン機能を使うことで簡単にペーパーレス化を進めることができます。

今後、さらに加速していくペーパーレス化に備えて、社内導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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