経理のIT化とは、経理業務にIT（デジタル）を導入することによって、経理業務を効率化させることです。
中小企業のなかには、経理業務を行う際に手書きのアナログな方法で対応しているケースも少なくありません。
経理のIT化を行うことで、アナログな方法に起因する人為ミスをなくし、経理業務の効率化を実現することができます。
とはいえ、会社によっては、長年のやり方があって経理業務の固定化や社内で経理の仕事内容が管理できていない場合もあります。
経理のIT化は気になるけれど、どのように進めたらいいか分からない方も多いのではないでしょうか。
今回は、経理のIT化の方法からメリットや注意点、導入事例までを徹底的に解説していきます。
目次
経理のIT化とは？
経理のIT化とは、経理業務にIT（デジタル）を導入することによって、業務の一部を自動化したり、これまで紙面で管理していた内容をクラウド上で管理したりする業務改善を指します。
これまでアナログに行っていた業務をデジタル化にシフトすることで、業務効率が上がったり、足りない人手を補ったりすることができます。
昨今では、デジタル上で記帳や決算書の作成を簡単に行うことができるクラウド会計ソフトも広く普及するようになりました。
従来の方法を見直し、ITを活用することで、経理業務の効率化やコスト削減につなげることができます。
経理のIT化が阻害される要因
古い慣習が浸透している
IT化が進んでいない企業では、今までのやり方や慣習に固執するあまり、生産性や業務効率の側面を見落としてしまっていることが多くあります。
新しいシステムを取り入れることが不安、社員の教育に手間がかかるなど、IT化そのものを懸念している場合も多いでしょう。
非効率だと分かっていながら「今までのやり方を変えたくない」といった理由で、経理のIT化に踏み込めない企業は少なくありません。
業務が属人化している
経理の担当は、毎月同じ人員が業務を行うため、属人化を招きやすい分野であると言えます。
業務が明るみに出ていないぶん、新しいシステムを取り入れたくても、なかなか機会を生み出せないこともあります。
また、業務内容が固定化されているため、システムが介在する余地がないといったことも、主な要因の一つと言えるでしょう。
設備投資が不足している
経理のIT化を進める際は、システムの導入費用や導入後の研修など、会社にとってコストや労力が発生します。
経理業務は会社の売上に直結する業務ではないため、システムの初期費用やランニングコストをかけたくないと思っているケースも多いでしょう。
経理の設備投資が後回しになりIT化が遅れてしまうことがあります。
あなたの会社は大丈夫？経理のIT化に役立つチェックリスト
| ✔ | 経理や会計の専任者がいない |
|---|---|
| ✔ | 日々の記帳に時間を取られている |
| ✔ | 帳簿のミスで追納を求められたことがある |
| ✔ | 経理の仕事に管理の目が届かない |
| ✔ | 経理担当の人数が足りない、余っている |
経理や会計の専任者がいない
中小企業や個人事業主の場合、経理担当を置いておらず、代表自ら経理業務を行っていることもあるでしょう。
その場合は、経理業務に追われて本業に集中できなかったり、反対に本業が忙しくて経理業務がおろそかになっていることもあるかもしれません。
この場合は会社の売上や経営判断に支障が出てしまうことがあるので、IT化を進めることがおすすめです。
日々の記帳に時間を取られている
記帳は会社の会計を日々記録する必要があるので、なかなか時間の取られる作業です。
記帳代行サービスは、記帳を業者に丸投げすることができるので、日々の業務負担軽減だけでなく、記帳にかかえていた時間をまるまる他の業務に充てることができます。
費用対効果も大きいので、IT化を検討してみましょう。
帳簿のミスで追納を求められたことがある
経理業務は非常に細かく、ミスの許されない業務です。人の手でやるとどうしてもミスが生じてしまうことがあるので、その場合は会計ソフトなどのITシステムを積極的に活用することをおすすめします。
誰が行ってもクオリティを維持することができ、ミス防止にも役立ちます。
経理の仕事に管理の目が届かない
経理業務は少数精鋭で行われていたり、長年決まった担当者が行っていることが多く、今どのような業務をしているのかを管理することはなかなか難しいです。
ITシステムの導入によって、経理担当から経理状況が決算書としてあがってくるよりもはるかに早いスピードで知りたい状況が会社に反映されます。
不正の防止に役立てることもできるでしょう。
経理担当の人数が足りない、余っている
経理業務には繁忙期と閑散期が存在し、繁忙期には人員が不足し、閑散期には人員が余るといった問題もしばしば起こります。
経理のIT化によって必要な時に必要なソースを導入することができます。
人件費削減につながり、会社的にもメリットになるでしょう。
チェックがついた企業は注意が必要？経理のIT化を今すぐ進めるべき3つの理由
1つでもチェックがついたら危険?!経理のIT化を進めよう
チェックリストに一つでも該当する企業は危険信号です！
IT化を進めなければ、設備投資よりも多大なコストが発生する、担当者の不在に対応できないなどの弊害が起こる恐れが！
さらに、電子帳簿保存法の改正により電子取引で発生した領収書は、紙での保管ができなくなるので注意が必要です。
IT化を今すぐ始めるべき理由を以下で詳しく解説していきます。
業務効率化ができる
経理業務は、記帳業務や請求書管理、取引の伝票管理や年末調整など、業務内容は多岐にわたります。
経理業務は緻密な仕事内容でありながらミスは許されません。
経理業務をアナログで行っている場合、人為的なミスが発生してしまう可能性や「急ぎで必要な業務が間に合わない」など、求められるクオリティやスピードに対応できないケースもあるでしょう。
経理のIT化を行うことで、ミスをなくし、これまで人の手で行っていた業務がデジタル上で行うことができるため、圧倒的にスピードも上がります。
人材に頼らなくて済む
経理業務が属人化している場合は、やむを得ない理由で担当者が不在になった際に、業務の引継ぎや新しい経理担当の雇用などの負担を強いられることになるでしょう。
経理のIT化によって必要であれば経理担当でなくても社内の経理状況を把握できる状態にすることができます。
「経理担当が急遽長期休みを取ることになった」「突然退職が決まった」といった万が一の事態でも、余計なコストが発生するのを最低限に抑えることができます。
経営判断が行える
アナログな経理業務を行っている場合、社内で数値を把握するのにタイムラグが発生していることも少なくありません。
リアルタイムな数値把握ができることで、会社のどこにコストがかかっているのかを把握することができるため、経営判断の材料としても活用することができます。
会社のコスト状況が分からない場合や、財務状況が素早く判断できない場合などは、機会損失を招く恐れがあるでしょう。
経理のIT化を実施する方法
クラウド会計ソフトを導入する
クラウド会計ソフトとは、経理業務の仕訳や決算書を作成してくれるITツールです。
経理や会計業務を効率化でき、経理の知識があまりない人でも経理業務を行うことができることが特徴です。
取引内容や金額を入力するだけで会計業務ができるほか、帳簿の作成まで簡単に出来ます。
クラウド型なので、データはインターネット上で保存されます。IDとパスワードを入力すれば、会社以外でも作業を行うことができるので、リモートワークも対応できます。
会計業務をデジタル上で管理することによって、自社の経営状況をリアルタイムで確認できるメリットもあります。
記帳代行サービスを活用する
記帳代行サービスとは、経理業務のうち、日々の記帳を他社が代行してくれるサービスのことを指します。
記帳は、日々の取引を記入するため、手間がかかる作業です。クラウド型の記帳代行サービスもあるので、コストを抑えたいのであれば検討してみてもよいでしょう。
クラウド型の記帳代行サービスであれば、記帳の手間を省くことができるので、日々の記帳業務もに非常に楽になります。
領収書やレシートを電子化する
領収証は手作業で管理していることが多いですが、人為的ミスが発生したり、整理に手間取ることがあります。
また、印紙税が発生し、管理にもコストがかかります。
ITシステムのなかには、紙のレシートをスマホで撮影をして、スキャンするだけで自動的にデータ化してくれるシステムがあります。
電子化することでコスト削減やミス防止だけでなく、業務負担の軽減にもつながります。
経理のIT化におけるメリット
コスト削減
経理をIT化することによって、経理担一人あたりの業務負担を減らすことができ、経理担当を多く雇う必要がなくなります。
経理の人手が足りていない場合でも、採用コストや人権費を抑えることができ、コスト削減につながります。
IT化する業務や会社によっては、経理業務を簡素化するだけでなく、作業そのものを省くことができることがあります。
よって、人を新たに増員する必要もなく、コスト削減につながります。
業務の簡素化
経理部門は請求関連の作業や決算業務など、忙しくなるタイミングがある程度きまっています。IT化によって効率化することで、業務の負担をかなり減らすことができます。
経理業務を簡素化することによって社内のリソースを他に回すことができる可能性もあります。
繁忙期だから残業がある、経理担当の業務負担が大きい時期があるという場合も解消することができます。作業時間も短縮できることができます。
ミスや不正の防止
経理のIT化を行うことで、人為的なミスの防止や経理作業の品質を担保することもできます。
また、ITツールのなかには、利用への権限付与や閲覧履歴を残すを与えることができるので、社内で故意に不正が発生してしまうのを防げます。
利用者への権限付与や、ファイルの閲覧履歴が記録できるものもあるため、有効活用できれば社内の不正防止にもつなげられるでしょう。
経理のIT化におけるデメリット
システムを使いこなせない可能性がある
ITツールを導入したとしても、PCの操作やソフトに慣れていない場合では、導入後すぐにシステムを使いこなせないことがあります。
業務の進め方も変わるので、長年同じ人が担当していた場合や社内でIT化が進んでいない場合は、システムに慣れないことがあるでしょう。
導入後に担当者への共有や教育に時間がかかる場合もあるので、業務時間の負担は検討しておくべきでしょう。
コストがかかる
IT システムの利用にはコストが発生するため、今までこかかっていなかった費用を負担することになります。
システムを導入する際は自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。
尚、システム提供会社によっては、各社の要望に対応する目的でオプション機能を設けていることがありますが、オプションをつける際も自社に必要な機能か否かはよく検討しておくべきでしょう。
情報漏えいのリスク
システムを選ぶ際や記帳代行サービスを検討する場合は、セキュリティ対策がどのくらい整っているかや、過去に情報漏洩が発生したことはないかなど下調べを入念に行いましょう。
情報を社外に持ち出すことによって、最悪の場合情報漏えいが発生してしまうリスクもあります。
コストを抑えようとしたからといって、安易に費用の安いシステムや会社に依頼することのないように、導入実績などもよく確認することが重要です。
経理のIT化を進めるときの注意点とポイント
業務フローを見直す
ITシステムにはさまざまな種類があり、提供している会社によって価格や内容も多岐に渡ります。
自社が現在どのような業務フローで業務が執り行われ、どれだけのリソースをかけているのか、業務負担を感じているのかなどを見直すことで、自社の課題を見つけ、解消できる業者も選定することができます。
IT化はメリットが大きい分、コストがかかります。
費用対効果は合うかどうか、問題は改善されるのか、といった視点を持つことが重要です。
h3 担当者のITスキルを伸ばす
導入するツールによっては初期設定やシステムが複雑なものもあるでしょう。
サポートの手厚い会社を選ぶことはもちろんですが、実際にシステムを利用する経理担当者がスキルを身に着けていく必要があります。
簡単なパソコン操作やExcelのスキルなどを身に着ておくことや、教育できる体制を作ることが重要です。
経理担当者のITスキルの向上は、会社全体にとってもメリットとなり得るでしょう。
紙に頼らない
これまでアナログな方法で対応していた場合は、手書き書類やファックスなど、紙ベースのやり取りをしていることも多いと思います、
紙ベースで業務をしていた場合は、システムの導入に尻込みをしてしまうこともあるでしょう。
経理業務に限らず、紙でのやり取りがメインの企業の場合は、少しずつデータ上のやり取りを増やしてみるなどの工夫を取り入れてみましょう。う。
システムの導入を見据えて、今すぐにでもペーパーレス化を促進しましょう。
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IT化を促進することで不要なコストを削減し、会社のリソースを他に割くことができます。
ただし、初期費用がかかることや会社の慣習を変えることとなるため、あらかじめ自社が解決したいことや求めている改善策を念入りに検討しておきましょう。
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