領収書の電子化は、電子帳簿保存法の改正により便利で使いやすくなりました。
しかし、「電子データで管理するイメージができない」「電子帳簿保存法の改正内容が複雑でわからない」
といった理由で、領収書の電子データ化を進められていない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、領収書電子化のメリットから導入方法、注意点まで徹底解説します。電子化に役立つ会計アプリも紹介していきますので、是非参考にしてみてください。
目次
領収書の電子化とは？
領収書の電子化とは、領収書を紙ではなく電子データで管理することを指します。
領収書は、個人事業主や企業にとって日々の経費を計上するための重要な書類です。しかし、従来の領収書は紙での保管が義務付けられていたため、煩雑な業務を多く招いてしまいます。
- チェック作業や整理作業など手間が多い
- 手作業での管理のためミスが起きる
- 保管スペースが必要
ぺーパーレス化など紙からデータへの移行が進む中、領収書などの証憑書類にも電子化の波が来ています。さらなる電子化促進を目的に、電子帳簿保存法は2022年1月1日から改正されます。
電子帳簿保存法改正で領収書管理が変わる
電子帳簿保存法の改正内容
（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
第八条 法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報（法第二条第六号に規定する取引情報をいう。）に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次に掲げる措置のいずれかを行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号（同号イに係る部分に限る。）及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
引用e-Gov法令検索｜電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
2021年改正された電子帳簿保存法は、企業規模に関わらずすべての企業に対応が必要です。
改正内容は、大きく分けて要件緩和と義務化の2つの側面があります。
要件緩和に関しては、電子データ化を促進するために保管やデータの真実性を保つ条件が緩和されています。
一方で義務化の側面に関しては、電子取引の際電子データでの保管が義務付けられるようになりました。
改正された内容は罰則を含む義務化した部分もあるので、しっかりと内容を把握していきましょう。
電子データでの保管が義務化する？
2022年1月1日以降、電子取引で発生した領収書は、紙での保管ができなくなります。
例えば、会社でよく発生するECサイトでの発注や、クレジットカードの利用明細データも電子取引です。
他にも、主にネットを使った取引に該当するケースが多いので注意が必要です。
社内での電子取引を把握して、電子データでの管理ができるようにしていきましょう。
紙での領収書保管が不要に
電子帳簿保存法の改正で、従来よりも簡単に領収書をデータ化できるようになりました。
管理をデータ上で行うことで、紙を使った領収書が不要になります。
最近では、紙の領収書を撮影するだけで正確に電子化できるサービスも登場しています。
紙を使った領収書の保管は、今後不要になっていくでしょう。
電子領収書のメリット
保管のスペースに困らない
電子化された領収書は、バックアップが簡単で正確に保存できます。万が一紛失した際もすぐに復元が可能です。
法人や個人事業主は7年間の領収書保管義務があるため、大量の領収書保管によってスペースや手間がかかっていた方も多いでしょう。
電子情報に置き換えれば、場所を取らず簡単に管理できるので非常に便利です。
紙のコストを削減できる
電子領収書は、紙に印刷ぜずにデータでの送信や出力が可能です。
従来発生していた紙代やインク代、印紙税の削減が可能になるので大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
経理作業の効率化につながる
領収書をデータ化すると、経理作業の効率化が可能になります。
個人事業主や小規模企業は、経営者自ら経理作業をしていることも珍しくありません。
しかし、日々の忙しい中で領収書の管理や記帳を書面で行うのは、時間も手間も多くかかってしまいます。
電子データで領収書を管理すれば、ミスを少なくしながら大幅な効率アップが見込めます。
日々の経理作業を効率化できるのも、領収書電子化の魅力といえるでしょう。
探したい領収書がすぐに見つかる
電子化された領収書であれば、特定の領収書を簡単に取り出すことができます。
電子データで管理されている領収書は、日付や品目などから検索することですぐに見つかります。
膨大な領収書の中から手作業で探す手間を省くことができるので、面倒な作業の時間短縮が実現します。
電子領収書のデメリット
初期費用が発生する場合がある
領収書を電子化するためには、対応したシステムやアプリケーションが必要です。ベンダーによっては初期費用がかかるケースもあります。
しかし、日々の作業の手間や削減できるコストから、長期的に見れば費用をかけるだけの価値があるツールになるでしょう。
費用感が心配の方は、初期費用無料や一ヵ月間無料トライアルを行っているサービスがおすすめです。
費用にあった効果を体感してから導入してみましょう。
回線トラブルの影響を受ける
電子化した領収書はインターネット上で管理されるため、電波障害などが起きた際は復旧するまで確認などができないケースもあります。
インターネット環境に不安がある場合はPCのアップデートやメンテナンスをして未然に防ぐことを意識しましょう。
電子化できなくなるケースがある
領収書を電子化するためには、いくつかの要件を満たす必要があります。
要件を確認しないまま電子化すると、データの利用が正式に認められずに紙で管理をしなおさなければいけないこともあります。
スマホで操作できるベンダーであれば、直感的な動作でわかりやすく電子化できるためおすすめです。
データの扱いに慣れる必要がある
領収書の電子化は、従来紙で行っていた作業をデータ化します。始めのうちはスマホ、パソコンでの作業に不慣れだと、使い勝手が悪いと感じる方もいるかもしれません。
デバイスを使った作業に自信がない方は、アプリ化しているサービスを使いましょう。
スマホアプリなどは知識が無くても使いやすいため、電子データに苦手意識がある方でも十分に利用できます。
領収書の電子化を実施する方法と流れ
クラウド会計アプリで管理環境を整える
領収書を電子化するときは、電子データを管理する準備から始めましょう。
クラウド会計アプリは、領収書を管理、保管するのに最適なサービスです。クラウド上でデータを保管しているため、ネットにつなげばどこでも経理作業が可能となります。
領収書の電子化以外にも、勘定科目ごとに自動仕分けできる機能など、会社をサポートする機能が多くあります。
会計アプリによっては、スマホアプリ上で青色申告までできてしまうため領収書の電子化以外でも役立つでしょう。
クラウド会計アプリで管理環境を整えて、スムーズな電子データ移行を目指しましょう。
領収書を撮影し電子データとして取り込む
電子化した領収書の管理環境が整ったら、領収書を電子化しましょう。
しかし電子データにするときは、手入力で数値や勘定科目を入力するのはかなりの手間です。
領収書を取り込む際は、スマホで撮影するだけで、データ化できるシステムが格段に便利です。
領収書をスキャンするだけのアプリもありますが、クラウド会計アプリならスキャンから管理、保存まで自動で行えるため便利です。
領収書を電子データ化して取り込む際は、利用するクラウド会計アプリで撮影を行うようにしましょう。
税務署に申請を行う
電子化した領収書を保存するためには、事前に税務署への申請・承認をおこなっておく必要があります。
国税庁のWebサイトから申請書をダウンロードして、データ保存開始の3ヵ月前までに税務署へ申請しておきましょう。
なお、上記の税務署長への事前承認制度は、電子帳簿保存法改正によって不要になります。
2022年1月から、申請が無くてもデータ保存が開始できるので覚えておきましょう。
領収書の電子化におすすめなアプリ3選
freee
画像引用｜公式サイト
会計アプリfreeeは、クラウド会計ソフトでシェアNo.1を誇る会計サービスです。
会計知識のない人でも、スマホで簡単に使えることが特徴です。
領収書の撮影機能をはじめ、特許を取得した記帳の完全自動化など機能面も充実しています。
特に、確定申告は一問一答形式で青色申告までできるので非常に便利です。
領収書管理にまとまった時間をとれない、会計作業を自動化して作業をなくしたいといった、個人事業主や小規模企業にピッタリです。
なお会計アプリfreeeは、改正後の電子帳簿保存法にも対応しています。これから領収書の電子データ化を検討している方はおすすめです。
やよいの白色申告
画像引用｜公式サイト
会計ソフトとして長い実績がある弥生会計ですが、完全無料で使えるサービスを提供しています。
やよいの白色申告は、完全無料で白色確定申告や日々の記帳が行えます。
控除額が高い青色申告には対応していませんが、基本的な用途には利用できる使い勝手の良さが魅力です。
有料版のやよいの青色申告では、青色申告にも対応しているのでチェックしましょう。
無料のものから始めたい、とにかく白色確定申告を済ませたいといった方におすすめな会計アプリです。
マネーフォワード
画像引用｜公式サイト
マネーフォワードは、データの取得速度が早い会計アプリです。
会計以外にも、給与計算、請求書作成、経費精算、勤怠管理、マイナンバー管理などが基本プランにセットになっていることが特徴です。
充実した内容である反面利用者によっては、不要な機能もセットでの価格になってしまうと感じる方もいるかもしれません。
会計以外にも様々な機能をお得に利用したい、データ連携を素早く行いたい方はおすすめです。
領収書の電子化を進めるときの注意点
電子データにはタイムスタンプの付与が必要
タイムスタンプは、電子データに信頼性を持たせる技術です。
電子データと時刻を組み合わせて構成されているため、書類の偽装や改ざんなどを防ぐ役割があります。
【タイムスタンプで証明できるもの】
- スタンプを付与する時間にデータが確実に存在している
- スタンプが付与された時間からデータが変更されていない
電子データ化された領収書は、複製や改ざんが簡単に行えてしまうため、タイムスタンプは重要です。必ず発行から2ヵ月以内にスタンプ付与をするようにしましょう。
なお、2022年1月施行の電子帳簿保存法改正で、電子データへの変更ログが残る会計システムを使っていればタイムスタンプは不要になります。
会計アプリfreeeやマネーフォワードでは、電子帳簿保存法改正にも対応しているので、タイムスタンプ不要でデータ保存ができます。
撮影した書類をすぐに廃棄できない
電子データ化した書類は、撮影後すぐさま廃棄できるわけではありません。
領収書原本と、電子化したデータが正常であるか確認する必要があるからです。
電子化する要件を満たし、確認が取れてからしっかりと廃棄するようにしましょう。
領収書を撮影するときの解像度に注意
領収書を撮影するときは、解像度に注意しましょう。
写真を使った領収書の自動取り込み機能は、非常に便利ですがベンダーやアプリによって解像度が異なります。
鮮明でない写真を取り込むと、誤った数値が自動入力されてしまうこともあります。
解像度が高いアプリやベンダーを利用し、誤入力を防ぎましょう。
まとめ
領収書の電子化について解説しました。
2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正によって、領収書の電子化はさらに進んでいきます。
領収書を電子化するアプリは、完全無料のライトなアプリもあれば、有料で機能面が充実したアプリまでさまざまでした。
中でもクラウド会計アプリfreeeは、領収書の電子化だけでなく、経理業務の自動化が可能です。
現在、freeeは一ヵ月無料トライアルを実施しています。
今後領収書の電子化を検討している方は、まず手軽なトライアルから始めてみてはいかがでしょうか。
