コロナ禍において景気が下がった影響により、各企業で経費削減が注力されています。
新たに経費削減ツールを導入するといった、売上を担保させる動きが活発となるでしょう。
しかし、現状行っている経費削減は正しいのか不安な方もいるのではないでしょうか。
経費削減はただ会社の経費を削減しようとするのではなく、明確な目標を持って行う必要があります。
今回は、経理削減を行う目的や経理削減の方法、経費削減案の書き方を詳しく紹介していきます！
目次
経費削減とは
経費削減とは、事業運営のために生じる費用を減らすことです。交通費や事務費用など、業務上で必要な費用は企業によって変わりますが、削減しても業務に支障の出ない経費から削減対象になります。
会社の利益は売上から経費を差し引くことで算出されるので、不要な経費を見直して削減を図ることで、会社の利益を向上させることができます。
アフターコロナに備える経費削減
コロナ禍において、多くの企業で働き方の変化がやむを得なくなり、テレワークのためにセキュリティツールを導入したり会社のオフィスが頻繁に使われなくなったりなど、コロナ以前に比べて変化があると思います。
アフターコロナを見据えて、導入したツールは自社の経費に見合っているのか、今後の経費はどのように算出していくかなど、改めて検討していく必要があるでしょう。
現在経費削減に取りかかっている企業でも、今のやり方が正しいのかどうか、見ていく必要あるでしょう。
企業の戦略や環境の変化に対応していくためにも、経費削減の面から慎重に見ていく必要があります。
企業にかかる経費
人件費
人件費は、経費のなかでも比重が大きいです。
従業員に支払う給与をはじめ、残業代や交通費、出張にかかる宿泊費も人件費に含まれます。
人件費を削減する手段は、長時間労働を見直して残業代をカットしたり、設備投資をはかりIT化を行ったり、業務の一部をアウトソーシングしたりすることが上げられます。
ただ、従業員を減らしすぎたり、残業代をカットしすぎたり、従業員満足度を下げる対策をすると、逆に残された従業員の負担が増える可能性もあるので注意が必要です。
採用費用
従業員の採用にかかる費用は、人件費に次いで大きな費用です。
新卒を一人採用するためにかかる平均費用はおよそ72.6万円だと言われています。内訳は、求人広告媒体や企業説明会などがあります。一人雇うだけでも、非常に大きな費用が発生します。
採用費用を減らすためには、早期離職防止の対策に努めることです。採用にかけた費用が無駄になることがないように、入社後すぐに退職されてしまうことがないようにしましょう。
オフィス費用
オフィス費用は主に賃料や水道光熱費、消耗品などが挙げられます。
賃料や電気ガス水道などの固定費は、テレワークを導入して出社人数を減らすことで、節約することができます。実際、電気料金に関しては電力会社を変更しただけで年間10％以上の削減に繋がった例もあります。
消耗品類に関しては、現在の従業員に対して在庫過多になっていないかを見直し、ペーパーレス化を促進することがおすすめです。
IT機器関連費用
IT機器は従業員の増加や性能のバージョンアップなどで年々費用が発生します。
とはいえ、機器がないと仕事にならない場合やセキュリティ面に問題も生じる場合があるので、慎重に検討するようにしましょう。
経費削減するのであれば、新規購入ではなく、月額でレンタルできるサービスもあるので、活用すると良いでしょう。
経費削減を重要視するべき理由
利益向上につながる
企業の利益を上げる方法は、売上を上げるか、経費を削減するかのどちらかです。
売上に注力することはもちろん重要ですが、小さな経費削減を積み上げることで、結果的に会社の利益の担保にもつながります。
組織全体で取り組むことで、会社の営業部門だけでなく、社内全体で利益率を上げることができます。
誤れば経営悪化につながる恐れがある
経費削減はただ実行すれば良いというものではありません。やり方や方向性を間違えば、かえって経営状況の悪化を招きかねないからです。
本来必要であった経費を削減したり、無理に行うことで、従業員の業務効率の低下やモチベーションの低下にもつながり、離職のリスクも高まります。
経費削減を行う際は、経費削減案を立て、削減目標を確認しながら計画的に行うと良いでしょう。経費削減案は、当記事でも解説していきます。
経費削減の方法
IT化を推進する
ITツールを導入することで、ペーパーレスにつながりオフィス費用の削減や不要な確認作業による人的費用を削減することができます。
ITツールの導入は初期費用やランニングコストがかかりますが、長い目で計算をすると導入するほうが経費を下げられる場合もあります。
また、削減だけでなく、業務の効率化や生産性の向上するメリットもあります。
会計業務や社員の勤怠管理など、自社に必要な箇所から導入していくことをおすすめします。
業務を最適化する
各部署の業務内容やプロセスを見直し、マニュアルやオペレーション化を行うことで、教育にかかる費用や急な人的経費を抑えることができます。
業務が特定の社員に依存することによって、担当社が突然退職することになった場合に、引継ぎ業務の時間や人員の費用が生じます。また、新しい人員を雇い、教育する費用もかかります。
業務の最適化を定期的に行うことで、不要な業務に時間を使っていないかの見直しもでき、生産性をあげることができます。
アウトソーシングに依頼する
経理業務や事務業務など、ノンコア業務はアウトソーシングをすることで、人件費の削減を行うことができます。
経理業務や事務業務をはじめとするバックオフィス業務は、会社に不可欠な業務である一方で、利益を作り出すことはできません。
人件費を削減するために、アウトソーシングを利用することも手段の一つです。
特に経理業務は、繁忙期と閑散期の差が大きいため、人員の調整が難しいです。
経理アウトソーシングは、人件費も削減できるほか、業務効率化につなげることもできます。
税理士に依頼する
税理士に経理アドバイスを受けることで、節税対策を行い、経費削減ができます。
税理士を依頼することは人件費を多く支払うことになると考えられますが、会社の経費の節税が出来るとその分利益率も上昇します。
また、会社の不要な費用やIT化の優先順位など、経理面のことならあらゆることを相談できるメリットもあります。
節税がしたい、初めての経費削減でやり方が分からない場合は、一度相談をしてみてもよいでしょう。
経費削減の進め方
経費削減案を書きだして課題を把握する
経費削減を行う場合は、現状負担している経費をすべて見直すことが必要です。具体的には「経費削減案」を作成することがおすすめです。
経費削減案には、現状かかっている経費をすべて書き出し、不要な経費を可視化したうえで、削減を行う優先順位を立てていくようにしましょう。
経費削減案は、経理担当や社長だけが分かるように作成するのではなくではなく、従業員が読んでも分かるように作ることも大切です。
目標と行動プランを決める
経費削減案が完成したら、課題を洗い出し、目的を根拠とともに設定します。経費削減は長期的な視点が大切なので、目的を設定しておくことでぶれにくくなります。
具体的な数値目標を立てたり、行動目標も明確にできると良いでしょう。
また、行動プランを立てる際には、社員が一丸となって取り組めるような配慮を行いましょう。
経費削減策を実行する
プランを立てたら、実行に移していきましょう。すぐに実行できるものから、ツールの導入で一時的にコストが増大することもありますが、立てたプランをもとに遂行し、そのうえで随時修正していくことが重要です。
また、従業員のモチベーションが低下してしまうことのないように、マネジメント面でも注意していく必要があります。
あくまで経費削減はみんなで行うもの、という雰囲気を作り出すことが非常に大切です。
結果を分析する
行った施策は振り返りを行い、結果を分析していきましょう。
月ごとや季節ごとなど、ある程度決まった期間で見直していくことで、行動と結果を比較することができます。
どのくらい効果があるのかを可視化することによって、従業員のモチベーションの向上につなげることもできます。
経費削減をするうえの考え方
手段であって目的ではない
経費削減を行ううえで陥るリスクが高いのが、経費削減そのものを目的化してしまうことです。
目的化することで、会社の経費を片っ端から削減していこうとし、事業規模の縮小や従業員の負担にもつながるなどの弊害が生じます
本来の経費削減の目的は、会社の不要な経費を削減して利益を増やすことです。経費削減はあくまで手段であることを認識しましょう。
組織で一丸となって取り組むことが重要
経費削減は一部の部署や経営幹部だけが取り組むのではなく、会社の組織全体で一丸となって取り組むことが重要です。
社内で目標を掲げ、達成したチームや良い案を提示した社員にインセンティブを与えるといった制度を設ければ、従業員のモチベーションを上げることができます。
経費削減の意識を社内に向けさせつつ、従業員が進んで行動できる仕組みを整えてあげましょう。
やってはいけない経費削減策
自社の商品やサービスを低下する策
自社の商品やサービスの質を下げてしまう策は好ましくありません。顧客満足度や評価が下がり、売上が落ちてしまう可能性があるからです。
材料費や人件費の削減は、無闇に削ろうとすることによって、商品自体やサービス品質に影響を及ぼします。
売上が低下すれば本末転倒なので、慎重な計画が必要です。
従業員の負担や士気の低下につながる策
経費削減を行うことで、働く従業員の負担や士気を下げる策にすれば、離職につながる可能性があります。従業員との認識合わせは必要です。
人件費を削減したことによって一人当たりの業務量が増え、労働時間が長くなってしまっては、社員の健康にも影響を及ぼします。
エアコンの温度調整や衛星面の備品のコストカットも、行き過ぎた策を講じれば従業員の士気が下がってしまう恐れがあるので、あくまで現場の声は積極的に聞くようにしましょう。
信用やセキュリティに関わる策
社会的な信用の損失やセキュリティ面の不備は、会社の存続に関係します。イメージダウンや安全面に支障が出る恐れがあります。
現在広告を出している場合、経費削減のために一度にすべて取り下げてしまうと、消費者側からしたら不信感を抱くでしょう。
また、セキュリティに対する設備投資も、費用が高いからと軽率に低コストで行える業者に乗り換えることも危険です。業者のセキュリティ設備は万全であるかどうかは必ず確認するようにしましょう。
経費削減に役立てられるKANBEI
KANBEIは、コスト診断付きの記帳代行サービスです。
日々の記帳業務をアウトソーシングでき、業務効率化に役立てることができます。
算出した経費を勘定項目ごと、費目ごとに分類できるので、何にどのくらいの経費がかけられているのかを確認することができます。
忙しくて経理業務まで手が回らない人も、経費削減がしたいけどどのように行えばいいか分からない人も、KANBEIがまるっと解決できます。
ぜひ一度お問い合わせください。
まとめ
経費削減について解説をしてきました。
経費削減は、具体的な目的意識を持ったうえで、手段として行うことが非常に重要です。
経費削減案を作成する際も、目的がずれてしまうことのないように注意しましょう。
KANBEIは、コスト診断つきの記帳代行サービスなので、日々の記帳業務の負担を軽減しながら、経費削減を誰でも行うことができます。
忙しくて自社の経費がなかなか確認できていない！という方はぜひ一度お問い合わせください。
経費削減を行って売上アップや長期的な経営策を検討していきましょう。
