会計や記帳業務は、会社を経営するうえで必ず必要になる業務の一つであり、一定のルールの把握や知識が必要とされます。
しかし、会計や記帳業務は普段から担当者が決まっているため、担当者の退職などにより初めてその内容に触れる事になる方もいるでしょう。
今回は会計や記帳の基礎知識、その他会計ソフトを活用するメリットやデメリットについて初めての方でも理解できるよう、分かりやすく解説いたします。
目次
会計とは
会計とは、資金全体の流れを記録し管理することを指し、貸借対照表や損益計算書を作成するにあたり必要な作業です。
売上だけでなく経費の支出を把握し管理することで、企業が利益を出せるよう日々のお金の流れを管理する重要な役割でもあります。
また会計には、「財務会計」と「管理会計」の2つがあり取引内容によっては、税務上の専門知識が必要になるため会計業務を専門家に依頼する企業が増えています。
会計における記帳とは
記帳で行うこと
記帳では、事業を運営する上で日々発生する取引内容を帳簿に記入します。個人事業主であれば「所得税」を、企業であれば「法人税」を納税することが義務付けられているためです。
特に青色申告にて申告を行う場合、「複式簿記」での記帳が条件となり、作成のもととなる帳票など一定期間保管することも義務付けられています。
記帳のもととなる書類
記帳のもととなる書類（帳票）には2種類あり「帳簿」と「伝票」があります。「帳簿」の目的は取引の記録、「伝票」は取引の証拠として保管が必要です。
2つの書類から記帳を行うことによって、取引の結果を可視化することが可能になり、昨年との売上の比較ができるのです。
記帳で行う仕訳
仕訳とは、「借方（左側）」と「貸方（右側）」を勘定科目を使って分けることであり、それぞれが同じ残高にすることが決められています。
具体的には「給与の支払い」や「商品の販売」「物品の購入」など使ったお金の原因と結果を明らかにするものです。
記帳手続きの仕方
①集めた証憑を仕訳帳に転記
まず、取引の証拠書類となる証憑を仕訳帳に転記します。その他の取引も総勘定元帳に転記しておきましょう。
②データを入力する
手書きで起こしている伝票を画面上に入力します。会計システムによって、現金出納や仕訳帳などに直接入力する場合もあります。
③取引に該当する「勘定科目」を決める
勘定科目の種類は無数であるため、既存の財務会計ソフトに当てはめ、不足する場合は勘定科目の新設を行います。
④5つの勘定科目のどこに分類されるか確認する
勘定科目は、「費用」「収益」「資産」「負債」「純資産」の5つに分類されるため、それぞれの意味を把握しどの科目に分類されるのか確認しましょう。
⑤「借方」と「貸方」に振り分ける
「左が借方」「右が貸方」という決まりに従い振り分けを行います。これは、発生した取引の原因と結果の二つの面で記録する意味合いを持ちます。
記帳における勘定科目
勘定科目とは
勘定科目とは、取引内容を分かりやすく「資産」「負債」「純資産」「費用」「収益」の5グループに分類された簿記の科目を指します。
・「資産」
現金、預金、売掛金、棚卸資産、土地、車両運搬具
・「負債」
支払い手形、買掛金、社債
・「純資産」
資本金、繰越利益剰余金
・「費用」
仕入、広告宣伝費、給与、水道光熱費、賃貸家賃
・「収益」
売上、受取利息、雑収入
勘定科目の名前は企業の会計ソフトやルールによって異なることや、特に法律で決めれらているわけではないですが、誰が見ても分かるような名前にする必要があります。
勘定科目の使用方法
勘定科目は、すべての事業者が統一して科目を使用しているわけではありませんが、一般的な認識として使用されている科目は抑えていくと良いでしょう。
・交通費、旅費
・消耗品費
・新聞、図書費
・交際費
・会議費などがそれらにあたります。
また交通費は、会社が費用として計上した場合でも、法人税の計算上、企業に応じて一部が費用（損金）として認められないため注意が必要です。
会計ソフトは記帳業務を効率化できる
会計ソフトとは
会計ソフトとは、会社の収支などお金の動きをすべて管理し自動で集計、決算書作りまで行ってくれるシステムのことです。
会計管理を行う専門的な知識を必要とする紙管理に比べ、システムを導入することで自動集計でき
パソコンのみで作業や管理が行えるようになります。
会計ソフトを利用するメリット
1.人的ミスの削減
会計ソフトは、自動で集計を行うため人的ミス削減に繋がります。紙管理では帳簿の作成や転記、手計算などミスが起きやため初めての方や慣れない方は自動集計を行う会計ソフトが良いでしょう。
2.担当者の負担軽減
会計ソフトは、入力した仕訳から複数の帳簿を作成することが可能であり、特に繁忙期には担当者にとって大きな負担軽減となるでしょう。
3.テレワーク化に対応
会計ソフトは、インターネット環境さえ整えばテレワーク化に対応できます。その他、働き方改革にも柔軟に対応できます。
会計ソフトを利用するデメリット
1.データの漏洩
インターネット環境を利用しているため、データの漏洩が考えられます。またウィルスに感染することもあるため、セキュリティ対策を徹底して行いましょう。
2.慣れるまで一定の時間が必要
会計ソフトに限った事ではないですが、導入し使いこなせるようになるまで一定の時間を要します。導入の際は、シンプルで使いやすいものを選ぶと良いです。
3.インターネット環境への依存
インターネット環境さえ整うことで、場所を選ばず作業を行うことが可能ですが接続不良などのトラブルも考えられます。万が一の備えとしてインフラ環境の強化が必要です。
会計ソフトの選び方のポイント
インストール型とクラウド型がある
インストール型は、購入時のみの費用で済み月々の利用料がかかりません。ただ、端末ごとにインストールする必要があり、複数人で利用する場合は作業のしやすさを確認する必要があります。
一方のクラウド型は、外出先でも利用できテレワークにも最適です。費用も比較的安価のものも多く、様々な機能があるため使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
無料版と有料版がある
無料版の多くは、オンライン上で使用できる「クラウド型会計ソフト」がほとんどです。ただ自分のニーズに合ったものを探すのは困難なため、まずは使い心地を試してみてくだい。
一方の有料版は、運用費用が月々かかりますが、「拡張性」や「利用環境に適しているか」など自社に必要な要件で選ぶと、様々なメリットを得ることができます。
会計ソフトでの記帳をおすすめする人はこんな人
新たに経理担当者を探さなければならない人
会計ソフトは、記帳業務をお任せできるソフトのため新たに経理担当者を雇うことなく、人件費の大幅な削減に有効です。
記帳業務の負担を軽減したい人
人手不足や記帳業務に時間がかかるといった課題をお持ちの方にもおすすめです。会計ソフトを導入することで、他の業務に注力することも可能になります。
勘定科目ごとのコストを見える化したい人
どの項目にどのくらいのコストがかかっているのか把握したい方にもおすすめです。特に適切な「コスト削減診断」があるソフトを選ぶ事で簡単にコスト削減が可能になります。
まとめ
今回は、会計における記帳業務の基礎知識を分かりやすく解説いたしました。
記帳業務は、慣れることでこなせる業務ではありますが、会社のお金の管理を行うため緊張感からミスも起こりがちです。
会計ソフトを導入する事で人的ミスの他、人手不足からの業務の負担や擬人化の防止、テレワーク化など企業が得るメリットが期待できます。
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