会計業務とは

会計業務とは、会社のお金の出入りを帳簿に記載して決算を行う一連の業務のことを指します。

事業を運営していると、毎日さまざまなお金の出入りが発生します。そのすべてを帳簿に記録し、決算処理を行う必要があります。

会計業務は、大きく分けて「管理会計」と「財務会計」の2種類に分類されます。それぞれの特徴を確認しておきましょう。
 

管理会計	売上管理や利益管理など、会計情報をまとめる業務。 経営方針を立てる上で重要な判断情報となります。
財務会計	決算時など、会社の情報を社外に発信するためにまとめる業務。 多くの場合、管理会計と財務会計は経理部門で最終的な収集と記録が行われます

会計業務における記帳とは

記帳とは、日々の取引を会計データとして収集して、記録を行う業務のことです。記帳の際に使われるのが「通信費」「交際費」といった「勘定科目」です。

勘定科目を使って取引を振り分ける作業は「仕訳」と呼ばれます。起業や個人事業主は1年間を区切りとして、帳簿の情報をもとに決算書を作成することになるでしょう。

帳簿のデータは、会社の営業実態である財務諸表を作成する上でも用いられます。

財務諸表とは、「損益計算書」や「貸借対照表」といった書類を指します。これらは重要な書類なので、データは正確でなければなりません。

会計データを記録する際は、領収書や請求書などを元に、取引内容を正確に記録してください。

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記帳の基本的な仕方

帳簿作成

記帳は、会社のお金の流れを正確に把握しなければなりません。

そのために以下のような帳簿作成を、正しく行う作業が必要となります。

こうした作業を正確にこなすためには、経理知識や帳簿作成のスキルが求められるでしょう。

現金出納帳	現金の動きを管理する
預金出納帳	銀行口座の出入りを管理する
試算表	経費処理に間違いがないか確認・管理する
総勘定元帳	全ての数値をまとめて確認・管理する

レシートや領収書を管理

記帳業務には、レシートや領収書といった資料が必須となるでしょう。

ただ保管するだけではなく、日付や仕訳科目科目ごとに整理する必要があります。

中には経費として計上できないものが含まれているかもしれないので、注意して見極めなければなりません。

会計ソフトへの入力

領収書・請求書・通帳コピーといった取引が分かる資料を用意したら、月末や年度末に決算を行うために、会計ソフトなどに入力する作業も必要です。

会計ソフトやアプリにはさまざまな種類が登場しています。機能や企業規模を検討した上で、ニーズに合ったものを選びましょう。

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記帳ミスを防ぐためのポイント

取引のタイミングで記録する

記帳ミスを防ぐためには、取引のタイミングでリアルタイムに記録することが非常に重要です。

取引後すぐに記帳することで、記憶が新鮮なうちに正確な情報を残すことができます。これにより、取引内容を忘れるリスクが減少し、帳簿の正確性が保たれます。

一方で、記帳が遅れると取引の詳細を思い出すのが難しくなり、誤った情報を記録する可能性が高まります。結果として、帳簿に不整合が生じ、後で修正作業が必要になるでしょう。

このようなミスは業務の非効率化や、企業としての信頼性低下を招くため、取引後すぐの記録を習慣化することが重要です。

帳簿と銀行口座の一致確認

記帳ミスを防ぐためには、銀行口座の記録と自分の帳簿を定期的に突合し、データが一致するか確認することが重要です。

銀行口座の記録は信頼性が高いため、帳簿の誤りを正す指針となります。この作業を通じて、帳簿が正確であると確認できれば、安心して経営判断が行えます。

また、万が一不一致が見つかった場合も、記帳ミスや未記帳の取引を早期に発見でき、迅速に修正することが可能です。

このように、データの整合性確認を行うことで、帳簿の正確性が保たれ、ミスによるトラブルを未然に防ぐことができます。

定期的なチェック

週や月ごとに帳簿を見直すことで、記帳ミスを防げるだけでなく、業務効率の向上と企業の信頼性確保に繋がります。

定期的にチェックすることで、ミスや取引の記録漏れを早期に発見し、トラブルに発展する前に修正が可能です。

確認を怠ると、後から大きな不整合が生じ、修正に多くの時間と労力がかかってしまいます。

また、定期的な確認によって帳簿の精度を保てるだけでなく、財務状況をリアルタイムに把握できるため、より適切な経営判断が可能となります。
 

個人事業主の記帳の仕方

単式簿記で記帳する

帳簿の付け方には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があります。

単式簿記とは、1つの帳簿に取引内容や現金の動きを記録して、手元に残る現金の増減を把握する方法です。

複式簿記よりもシンプルで分かりやすいのが、大きなメリットと言えるでしょう。

ただし単式簿記の場合、最大65万円の青色申告特別控除とは異なり、10万円の控除しか受けられないので注意してください。

複式簿記で記帳する

複式簿記は、複数の帳簿を併用して記録する方法です。「資産」「負債」「収益」「費用」「純資産」など、細かく分類して管理します。

複数の帳簿を利用するので、会計処理が複雑になるでしょう。ただし税法上の優遇が適用されるというメリットもあります。

青色申告を選択した場合、最大65万円の青色申告特別控除を受けることが可能となります。手書きでのハードルが高いので、会計ソフトなどを活用して帳簿を作成しましょう。

作成した帳簿で申告を行う

個人事業主やフリーランスの場合、所得税などの税金は自ら計算して申告しなくてはなりません。申告を正確に行うためにも、毎日帳簿づけをして、お金の流れを把握する必要があります。

帳簿をつけていなかったら、正確な納税額が計算できなくなり、税務トラブルに発展する可能性もあるでしょう。

確定申告の際に帳簿自体は提出しませんが、申告内容に不備があった場合、税務署から帳簿の提出が求められるケースもあります。

売上を隠すために帳簿をつけていないと判断されたら、脱税行為と認定される可能性もあります。その場合、罰則として納付税額の35～40％の税金を追加徴収される恐れもあるでしょう。

法人の記帳の仕方

試算表でチェックする

法人決算の際にも帳簿が必要となるので、日々の記帳が欠かせません。正しい決算を行うために、その年のすべての取引を正確に記帳する必要があります。

法人は個人事業主と比べると取引内容が多岐に渡るので、記帳業務は溜めることなく、その日のうちに行いましょう。

決算を始める前には、帳簿の他にも試算表を作成する必要があります。試算表とは、貴重が正しく行われているかチェックする計算表です。

チェックのポイントは、試算表の借方科目と貸方科目の合計金額が一致しているかどうかです。一致しない場合には記帳ミスが考えられるので、注意してください。

決算書を作成する

法人でも月末や年度末の決算が発生するので、帳簿を元に決算書を作成しましょう。法人決算で作成する書類は、会社法で下記のように定められています。

貸借対照表	会社の財政状態を示す書類
損益計算書	会社の業績を示す書類
株主資本等変動計算書	純資産項目の変動を示す書類
個別注記表	財産・損益の状況を示すために、必要な注記情報をまとめる
計算書類に係る附属明細書	計算書類を補足する重要な事項を示す書類
事業報告書	事業内容や株式・従業員の状況など経営全般の報告
事業報告に係る附属明細書	事業報告を補足する重要な事項を示す書類

法人税申告書を作成する

法人決算の最終提出物には、「法人税申告書」という書類も定められています。この法人税申告書も作成して、一緒に提出してください。

決算書は会計ソフトなどを使えば比較的簡単に作成できます。しかし法人税申告書は、独力で作成するのは非常に難しいとされています。

そのため、税理士や会計事務所に作成を委託するのが一般的となっています。決算期には税理士や会計事務所も繁忙期に当たるので、依頼できない可能性もあるでしょう。

早めに作成を依頼できる税理士を探し、依頼しておくことをオススメします。

記帳業務を効率化する方法

会計ソフトやモバイルアプリを使う

会計ソフトを使えば、日々の経理業務に使う時間を大幅に短縮できます。最近でばクラウド会計ソフト「freee」など、便利で扱いやすい会計ソフトが多く登場しています。

単調な記帳作業を人力で行うと、どうしてもミスや記入漏れが発生するリスクが高まります。しかし会計ソフトなら、日々の記帳を正確に行い、業務を効率化してくれるでしょう。

会計ソフトを活用することで、手書き作業や紙の保管もカットされます。決算関連の書類作成にも対応しているソフトなら、決算書も簡単に作成できるでしょう。

税理士に依頼する

税理士に会計業務を依頼することでも、業務効率化が実現できます。税理士を利用すれば、税務申告書作成や、記帳代行、節税アドバイスなどが期待できるでしょう。

また税務調査や金融機関の対応でも、税理士が関与しているとメリットがあります。事業計画書や試算表作成など、会計業務に付随する書類も多く対応しています。

これらの書類は専門知識がないと作成が難しいとされています。しかし税理士に依頼すれば、作成や手続きがスムーズになり、業務効率化につながるでしょう。

記帳代行サービスを利用する

記帳代行サービスに会計業務をアウトソーシングすれば、時間や労力の節約につながります。記帳代行は選任の経理スタッフを雇用するよりも、コストを抑えて利用できます。

費用を抑えて会計業務をアウトソーシングしたいのなら、もっともオススメなのが、記帳代行サービスです。

記帳代行サービスは、記帳業務に特化しているため、業務内容は限られますが、その分料金を抑えられます。

代行業者のスタッフは経理に詳しい人材が用意されているので、スピーディーで正確性の高い仕事が期待できるでしょう。

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会計業務の効率化におすすめのKANBEI

KANBEIは会計・経理をお手軽に効率化できる記帳代行サービスです。

クラウド会計ソフト「freee」に特化することによって、会計・経理業務の効率化とコスト削減を実現しました。

クラウドで管理しているので、場所、時間、人を選ばす扱うことが可能です。更新内容や新たに入力した情報は、リアルタイムで共有することもできます。

仕訳から記帳まで、手間のかかる会計業務を丸ごと依頼でき、月額費用は3,080円から利用可能です。

さらにコスト診断や経費削減を提供する料金プランも用意しております。会計業務の効率化や、コスト削減にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

今回は会計業務における記帳のやり方をご紹介しました。

記帳は個人・法人で必要な手続きや、作成する書類が異なってきます。単純作業ですが専門的な知識も求められるので、個人で処理するのは難しいとされています。

直接お金を生み出す業務ではないので、つい後回しになっているケースもあるでしょう。

記帳にまで手が回らない場合には、アウトソーシングが会計ソフトを活用するのも、一つの手段です。

自社に合った方法を選び、会計業務の効率化をぜひ実現してください。

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