バックオフィス業務とは？

バックオフィスとは、企業においては直接的な利益を生み出さない業務をさします。営業担当者など、直接の利益につながる業務はフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスはフロントオフィスをサポートすることもあれば、企業活動を続ける上で必要な手続きを行うこともあるでしょう。

直接利益を生み出さなくても、会社を経営し続ける上で、非常に重要な役割があります。また近年では、バックオフィスの代行サービスや、システム化による省人化なども進んでおります。

バックオフィスはさまざまな形でビジネスの最深部まで関わっています。そんなバックオフィスをアウトソーシングすると、コスト削減や業務効率化といったメリットが得られるでしょう。

バックオフィス業務の種類

経理

経理は、会社に出入りするお金の流れを管理する業務です。

取引について伝票を作成して帳簿に記帳し、内容を取り合泊めて経営判断に必要な各種資料の作成も行います。

金銭面から日々の経営活動を管理する経理は、以下のような業務が該当します。

・日々の記帳
・経費精算
・決算書の作成
・年末調整・税務申告　など

財務

財務や予算管理や資産運用を行う業務です。企業によっては経理が兼任している場合もあるでしょう。

企業のお金に関わる重要な業務で、経理で作成された各種資料をもとに財務が資金調達を行います。

資金の供給がストップしてしまえば事業が継続できなくなるので、重要な業務です。財務は企業の将来における経営活動を支えており、以下のような業務が該当するでしょう。

・資金調達
・予算管理　など

人事

社員の採用、退職、部署異動、転勤の手続きなどを行う業務です。人材は企業の財産なので、やはり非常に重要な業務と言えるでしょう。

ただし最近では、採用活動に関しては採用代行を利用するなど、外部にアウトソーシングする企業も増えています。

人事における業務は、以下のような内容が一般的です。

・採用活動
・人事制度の作成・管理
・給与計算・社会保険の手続き
・過重労働・ハラスメント防止といった労務管理　など

総務

総務はオフィスの備品管理や、社内規定の整備などを行います。会社によっては経理や事務が兼任しているケースもあるでしょう。

また従業員をサポートし、円滑に企業活動が行えるようにする役割も担っています。

業務内容は多岐に渡りますが、以下のようなものが一般的と言えるでしょう。

・福利厚生関連
・オフィスの設備管理、備品管理
・株主総会・取締役会の企画・運営
・代表電話への対応　など

一般事務

一般事務はデータ入力、ファイリング、来客対応、電話対応などを行う業務です。

会社によっては営業担当の補佐を行う営業事務も含まれるでしょう。

基本的に、営業担当者が営業活動に集中できるようサポートする役割を担っています。主に以下のような業務が該当するでしょう。

・資料作成
・データ入力
・ファイリング
・来客対応
・顧客からの電話対応　など

バックオフィス業務を効率化するべき3つの理由

コストの削減

経理の自動化、ファイリングの電子化などを実現できれば、バックオフィス業務に発生している人件費を大幅に削減できるでしょう。

これにより、空いた人材をコア業務に割り当てることが可能になります。力を入れたい部署に、新たな人材を採用するリソースが割けるようになるでしょう。

紙媒体をメインに業務を行っている場合、システム化することでペーパーレス化が進み、印刷代や保管費用も削減できます。

ヒューマンエラーの防止

バックオフィス業務は確認作業や転記といった、単純作業が多くなりやすい傾向にあります。この際には記入ミスや数え間違いといったヒューマンエラーが、発生しやすいとされています。

特に繁忙期や決算期など、忙しいタイミングではミスの危険性が高くなるでしょう。しかしシステム化することにより、ヒューマンエラーが発生しにくくなります。

対応しなければならない件数が多くても、正確に処理されるので、導入メリットは大きいと言えるでしょう。

従業員のモチベーション維持

第三のメリットは、従業員のモチベーションを維持・向上させられるという点です。

システムの導入やアウトソーシングの利用は、残業時間の削減につながります。休めるべき時にしっかり休むことで、従業員のモチベーション維持につながるでしょう。

また業務効率化を実現することで、より付加価値の高い仕事に従業員は専念できます。コア業務に集中できる環境を作れば、結果的に企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

バックオフィス業務の効率化に役立つサービス

現在では、多くの業務効率化ツール・サービスが登場しています。その中でもバックオフィス業務の効率化に特化したサービスをご紹介します。

記帳代行サービス

バックオフィス業務では、帳簿づけや会計ソフトへの入力など、記帳業務をアウトソーシングする流れが一般的になりつつあります。

バックオフィス業務の負担・コストを削減できる上に、テレワークへの意向もスムーズになるでしょう。

記帳代行サービスは、業務効率化のために多くの企業で取り入れられています。経理に関わる業務を丸投げできるサービスもあれば、記帳業務にのみ特化したサービスもあります。

記帳をアウトソーシングすることで、経理に割いていた人員・時間を大幅に削減でき、業務のクオリティも向上するでしょう。

チャットボット

チャットボットとは、簡単に言うと会話をするロボットのことです。チャットボットは何かを質問したり、調べてもらったりできるツールです。

企業サイトにアクセスすると、チャットボットが立ち上がり、質問の受け答えができるようになっているのを見る機会も増えました。

似たような内容のお問い合わせが多い企業では、チャットボットを導入して、スタッフに代わり受け答えしてもらうのがオススメです。

チャットボットがお問い合わせ対応の窓口となり、バックオフィスの負担軽減・効率化が期待できるようになるでしょう。

基幹システム

受発注業務や会計業務などは、基幹業務と呼ばれます。基幹業務の効率化には、自社の業務に合った基幹システムが欠かせません。

たとえば以下のようなシステムが挙げられます。

・会計システム　…　帳票の自動作成機能、企業と税理士の会計データを共有する機能　など
・受発注管理システム　…　請求日や支払日の自動算出、アラート機能　など

基幹業務を一元化することで、案件管理と勤怠管理が一つのシステムで実現可能になります。

さらに請求書発行のための転記や、二重入力も必要ありません。効率的な業務管理が行えるようになるでしょう。

バックオフィス業務の効率化には「記帳代行サービス」がおすすめ！

これまで解説してきたように、バックオフィス業務の効率化には、さまざまな手段があります。

お手軽かつ費用を抑えて効率化を実現するのなら、記帳代行サービスがオススメです。記帳代行なら経理業務の負担やコストを軽減できるでしょう。

基本的に記帳や会計ソフトへの入力は、直接売上につながりません。しかし決算書や申告書を作る上で欠かせない作業なので、ほぼ毎日行う必要があります。

限られた人員で業務を回さなければならない企業では、大きな負担となっているかもしれません。

記帳代行サービスを導入すれば、経理担当者を雇う必要がなくなり、劇的なコスト削減が期待できます。経営者様は本来の業務に集中できるようになり、生産性アップが図れるでしょう。

記帳代行サービスなら、低価格で利用できるのもオススメするポイントの一つです。

たとえば「KANBEI」では、お客様の要望に合わせて以来する範囲の選択が可能です。依頼内容によって料金も低価格帯から用意しておりますので、お気軽に利用できるでしょう。

まとめ

バックオフィス業務を効率化することで社内環境が改善され、会社と従業員の双方にとって働きやすい環境が実現されます。

大きなメリットとしては、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、従業員のモチベーション維持などが挙げられます。

バックオフィスを効率化してくれるツールには、記帳代行サービス、チャットボット、基幹システムなどがあります。

今はまだ業務が回っているから、バックオフィスの効率化は必要ないと考える企業もあるかと思われます。

しかし会社のこれからを考えるなら、今のうちから効率化に対応できる体制作りが必要となるでしょう。

記帳代行サービスなら、お手軽に低価格からバックオフィス業務の効率化を始められます。

まずは記帳代行サービスからバックオフィスのアウトソーシングを進めてみてはいかがでしょうか。

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