経理業務を任せることができる記帳代行は、手間や時間のかかりがちな業務を委託できるとても便利なサービスです。しかし、これから初めて記帳代行に触れる場合、不安な方も多いかと思われます。
問い合わせからサービス開始まで、どのような手順を踏み、どれくらいの期間が必要なのでしょうか。
また業者はどの程度まで、業務に対応してくれるのでしょうか。
今回は記帳代行の業務内容や、導入までの流れについて、具体的な内容を詳しく見ていきましょう。
目次
記帳代行に依頼できる業務内容
記帳代行とは、帳簿作成や会計ソフトへの入力を代行してくれるサービスです。記帳には簿記や経理の知識が必要となり、会計ソフトの入力にはパソコンスキルや知識が欠かせません。
記帳を代行してくれる業者や税理士にアウトソーシングすれば、記帳にかかっている手間を大幅に削減できます。
記帳代行に依頼できる業務には、以下のような事柄が挙げられます。
- 記帳
- 振込、支払業務
- 給与計算
- 請求書発行
- 売掛金・買掛金の管理
- ファイリング など
記帳は会計伝票や出納帳から、仕訳帳や総勘定元帳、合計残高試算表を作成する作業です
記帳代行は会社から渡された伝票・仕訳帳・現金出納帳・預金出納帳などのデータに基づいて、総勘定元帳を作成することになります。記帳は非常に手間と時間のかかる業務です。
さらに簿記・経理の知識がないと難しいので、アウトソーシングすることも選択肢の一つとして留意しておきましょう。
記帳代行の流れ
現状のリソースを確認
記帳代行は、料金設定やデータのやり取りに関する詳細について双方が合意すると、契約成立となります。
実際に依頼する前に、まずは現状の記帳にかかっている負担や、どの程度の料金を支払えるのかを確認することをオススメします。
出納帳の作成、領収書のコピー保存などを含め、すべての経理業務を委託したい場合には丸投げプランがオススメです。
できる限りリーズナブルなプランを求める場合には、会計ソフトへの入力および報告書作成のみのプランを選ぶと良いでしょう。
見積り依頼
記帳代行サービスを利用する時には、見積もりを問い合わせることになります。問い合わせ先にはウェブの入力フォームや、フリーダイヤル、メールフォームなどが用意されています。
見積もりを依頼すると、指定先に担当者から連絡が入るでしょう。必要とするサービス内容の確認が行われますが、その際に業者と依頼主で認識の食い違いがないか、しっかりチェックしてください。
依頼内容に基づいて見積書が作成されるので、間違いがないことを確認したら、正式に注文を行いましょう。
プランの選定
記帳代行サービスは、事業規模や業務の内容に応じて、複数の料金プランが用意されています。個人事業主のプランや、法人向けのプランまで、料金設定はさまざまです。また料金に応じて、依頼できる業務の幅や、対応してくれる仕訳数なども変わってきます。
業務内容は単純に記帳のみを行うものから、税務相談や経営コンサルを提供しているサービスまであるでしょう。どの程度の予算を出せるのかを考えた上で、プランを選ぶようにしてください。
送付書類の準備
契約する代行サービス先が決まったら、送付する書類を準備します。一般的に記帳代行に必要な書類は以下の通りです。
・会社の名義となっている通帳のコピー、あるいはcsv形式のデータファイル
・領収書ならびに請求書の原本
・給与明細
・会社の名義となっているクレジットカードの明細
・売上や支出に関わるその他の明細 など
必要書類が不足していると、月次決算のレポートが作成できなくなるので、すべての書類がそろっていることを確認しましょう。
ただし領収書の仕訳などに関しては、代行業者が実施することもあるので、細かく分類する必要はありません。領収書や請求書のコピーは原則不可となっているので、注意してください。
記帳代行の開始
契約締結後に必要書類を送付すると、およそ一週間前後で記帳代行サービスの利用がスタートします。
代行業者のスタッフが、依頼主様からいただいた書類に記された情報を元に、会計システムへの入力を行います。
書類に記入漏れがあった場合や、用途が不明の請求書・領収書などがあった場合は、電話もしくはメールで確認が行われます。
余分な手間が発生してしまうので、書類にミスがないようチェックを済ませてから送付してください。
納品物と報告書のチェック
記帳代行サービスでは、月末になると損益推移表・決算報告書・賃貸対照表などを依頼主様に代わって作成します。
キャッシュフローの推移が一目で分かるように、各種グラフを作成するケースもあります。
月次決算報告書が送られてきたら、依頼主様は内容を確認した上で承認を行ってください。
内容に不備がある、または料金に見合わないと思った場合には、解約して別のサービスを利用するのも一つの手段です。
記帳代行を導入するときの注意点
費用対効果を意識する
記帳代行サービスを依頼する時は、見た目の安さだけではなく、費用対効果という観点で考えましょう。
現在発生しているコストを把握した上で、外注するとどの程度削減できるかという観点で検討する必要があります。業務ごとのコストを算出して、どこまでアウトソーシングできるかをしっかり判断しましょう。
また料金設定が安すぎる業者の場合、サービスの品質が悪い可能性もあります。
理由が明示された上で納得の格安料金を実現できているのであれば問題ありません。しかし、そうでない場合には注意が必要です。
業者の評判や特徴なども調べた上で、費用対効果が高い業者を選ぶようにしてください。
必要な機能を確認する
記帳代行サービスは、記帳だけではなく経理に関わるあらゆるサービスを提供しています。
税理士なら税務相談、行政書士なら法務相談なども受け付けています。もちろん記帳代行業者ならではの強みもあります。
たとえば以下のような機能を持つ代行サービスもあるので、必要なら検討してみてはいかがでしょうか。
・費用ごとのコスト診断
・DX促進による業務効率化
・経営コンサルティング
・経営サポート人材の紹介 など
代行サービスによって、料金の安さにこだわる業者もあれば、コスト削減を第一に考える業者もあります。必要な機能を確認した上で、代行業者を選びましょう。
信頼の置ける会社を選定する
格安を謳う業者の中には、違法な形で運営している業者が紛れている可能性もあります。
たとえば税理士が在籍していないのに、申告代行や税務処理を行っている業者は要注意です。
税務に関する業務は、税理士の独占業務なので、税理士以外の第三者が行うと違法となってしまいます。
このような業者は、結果として依頼主様の損失となってしまうでしょう。
そんな事態に陥ることがないよう、信頼できる業者を選ぶ必要があります。
業者の口コミや評判を調べ、信頼できることを確認した上で、契約を締結してください。
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お申し込みも簡単で、ウェブ上の申し込みフォームから必要情報を入力するだけで完了です。面倒な書類への記入は必要ありません。
まとめ
記帳代行を利用すると、これまで記帳にかけていた時間と手間、そして人件費を削減することができるようになります。
ただし、サービスによって、対応範囲が変わってくるので、どんな機能が必要で、社内ではどの程度のリソースをさけるのかを確認した上で、自社に適したサービスを選んでください。
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